Buoni propositi per il 2019? Difficile senza il Project Management!

Per raggiungere i nostri obiettivi e per il miglioramento continuo, ma anche per gestire la nostra ansia e tenere tutto sotto controllo.

Il Project Management, nella versione classica – waterfall – oppure nelle versioni più “agili”, è una competenza base, trasversale utilizzabile in ogni contesto aziendale e fondamentale per portare a casa risultati.

La mia prima volta col Project Management

Oltre 15 anni fa, alle prese con l’organizzazione di una fiera in Russia, sento la necessità di fare ordine e non dimenticare parti dello stand a Sassuolo. Di fronte avevo una collega con oltre 20 anni di esperienza che mi diceva: “Ho tutto qui nella testa, non ti preoccupare!” E poi fornitori, agenti, mega-direttori generali … ed all’esterno agenzie, allestitori, … tutti con esigenze molto specifiche. Insomma, una classica situazione da “triplo vincolo”: tempo, ambito e costi del progetto. A questo punto vengo salvato dal mio capo che mi dice: “Fatti un bel Gantt!”

Photo Crediti: Smartsheet

Inizia quindi la mia storia col Project Management ovvero “… l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che aiutano a gestire, organizzare e controllare le varie fasi di un progetto. ll project management ha oggi un ruolo sempre più importante nelle organizzazioni come disciplina di governo dei progetti per la fornitura di prodotti e servizi oppure per il miglioramento organizzativo.” (Fonte: Project Management: la metodologia dei 12 step – Antonello Bove, ed. Hoepli)

3 Lezioni che ho appreso

Chiudo il 2018 con oltre 150 ore di consulenza/formazione sul Project Management erogata in diversi ambiti. Da questo confronto costante porto a casa sopratutto questi tre principi chiave.

1. Il tempo per pensare VS il tempo per fare

La progettualità richiede tempi e spazi. Prima di passare alla fase di Esecuzione, si passano le fasi di Ideazione e di Pianificazione. Spesso però si salta alla fase del “fare” con la falsa convinzione di velocizzare, non perdere tempo: in realtà è vero proprio il contrario, ridurre il tempo del pensare favorisce errori e ri-lavorazioni, è un “correre senza direzione”.

2. L’80% del tempo del Project Manager è comunicazione

Raccogliere informazioni e requisiti, creare consenso e motivazione intorno ad un progetto e molto altro. Il Project Manager è al centro di una fitta rete di relazioni con “portatori di interesse” interni ed esterni. Una delle cause di fallimento di molti progetti è lo scarso coinvolgimento degli “stakeholder”, quando cioè ti dicono: “Sono sempre l’ultimo a sapere le cose in questa azienda”.

3. Fatto è meglio di perfetto

Il pericoloso fenomeno dello “scope creep”, ovvero la tendenza ad aggiungere caratteristiche e funzioni senza considerare gli aggravi di costi, tempi e risorse o senza l’approvazione del cliente. Significa perdere tempo in attività che non aggiungono valore al cliente e che non sono neanche state richieste.

E voi come vi approcciate di fronte ad un progetto?

Chiudo con un importante stimolo:

Nessun progetto è difficile se dividi il complesso in parti semplici.

Buoni progetti per questo 2019!